Bestellungen & Waren
Das Verwalten von Bestellungen aller Betriebe in eurem Staat ist ein großer Aufwand. Insbesondere wenn ihr alles von Hand mit Stift und Papier erledigen müsst, dann werdet ihr einige schlaflose Nächte in der Schule verbringen müssen. Die Warenlager Software ermöglicht euch eine bequeme und effektive Verwaltung der Bestellungen und der Waren.
Verwaltung des Warensortiments
Die Waren, die das Warenlager anbietet, können von euch selbst festgelegt werden. Mithilfe einer Excel-Tabelle könnt ihr diese Waren ganz einfach in der Software registrieren. Für die Verwaltung bietet die Warenlager Software zudem eine übersichtliche Benutzeroberfläche zum Bearbeiten und Suchen der Waren. Außerdem könnt ihr für jede Ware ein eigenes Produktbild speichern.
Bestellen im privaten Bereich
Die berechtigten Mitarbeiter eines Betriebes (z.B. Betriebsleiter und Stellvertreter) können in ihrem privaten Bereich im Internet von überall aus ihre Bestellungen für die nächsten Tage tätigen. Eine übersichtliche Angebotsseite aller Waren (inkl. Produktbilder, sofern vorhanden) und eine komfortable Suchmaske vereinfacht den Bestellvorgang für die Betriebe.
Eine Bestellung kann nur für bestimmte, von euch definierte Abholzeiten getätigt werden. Das bedeutet, dass diese Bestellung erst nach dem vorgegebenen Abholzeitpunkt abgeholt werden kann. Dadurch sind feste Einkaufszeiten für das Warenlager Team möglich. Der Stornierungszeitpunkt für einen Abholzeitpunkt gibt den spätesten Zeitpunkt an, bis wann der Betrieb seine Bestellung noch ändern oder stornieren kann.
Logistik im Hintergrund
Die Warenlager Software kann für euch automatisch eine Einkaufsliste bis zu einem bestimmten Abholtag erstellen und ausdrucken ( Einkaufsliste). Nach dem Einkaufen müsst ihr dann die gekauften Mengen in der Software unter “Inventar” registrieren. So bleibt das Inventar immer aktuell und die Software kann das nächste Mal die richtige Einkaufsliste berechnen.
Bestellungen abholen im Warenlager
Die Ausgabe der Waren an die Betriebe ist immer eine stressige Angelegenheit. Deswegen ist die Warenlager Software auch so wichtig für diese Sache. Zum einen bietet sie eine grobe Übersicht der Bestellungen in den nächsten Stunden bzw. Tagen und zum anderen detaillierte Übersichten einzelner Bestellungen. Diese Übersichten könnt ihr auch ausdrucken ( Bestellungsübersicht).
Zu Beginn ist der Status aller Bestellungen “nicht abholbereit”. Wenn das Warenlager Team die Bestellung zusammengestellt hat, dann können sie den Status auf “abholbereit” setzen. Den Status können die Betriebe im privaten Bereich einsehen. Die Personen, die ihre Bestellungen dann abholen möchten, werden anhand ihrer ID und ggf. ihres Passfotos überprüft, ob sie dazu berechtigt sind.
Falls der Betrieb die Bestellung zur Zeit nicht bezahlen kann und Kredite im Warenlager aufnehmen möchte, dann speichert die Software die Bestellung mit dem Status “abgeholt” ab. Beim Abholen der nächsten Bestellungen erinnert die Software diesen Betrieb dann daran, dass er noch Schulden zu begleichen hat. Nach dem Bezahlen wird der Status auf “bezahlt” gesetzt.
Die Benutzung von Kassenbelegdruckern ist mit der Warenlager Software ebenfalls möglich ( Kassenbeleg). Das Kassenbelegformat könnt ihr aufgrund unterschiedlicher Kassenbelegdrucker individuell konfigurieren. Kassenbelegdrucker gehören jedoch nicht in das Angebot des “Schule als Staat EDV Systems”!
Importe
Es kommt häufig vor, dass das Warenlager bestimmte Waren nicht anbietet. Die Betriebe können dann diese Waren in den Staat importieren. In dem privaten Bereich können die dazu berechtigten Mitarbeiter Importe über ein Formular beantragen. Außerdem finden sie dort eine Übersicht aller Importe.
Das Warenlager Team kann diese Importe entweder genehmigen oder nicht. Die Einlass Software kann die genehmigten Importe am Zolleingang registrieren.
